Breaking Plan: La Importancia de Planificar un Proyecto

26 May Breaking Plan: La Importancia de Planificar un Proyecto

 

Jesse saca un arma del armario y la pone sobre la mesa. Walter White, sorprendido, niega con movimiento de su cabeza. El joven le dice que es la única forma de estar seguros y continuar con su vida. O ellos matan a Tuco, o Tuco los asesina a ellos.

 

Esto es lo que sucede durante una escena macabra (como casi todas) de 3 minutos de la exitosa serie “Breaking Bad” que se puede ver en este link.

Walter White comienza entonces a interrogar a Jesse sobre cómo usaría el arma, el momento elegido, quienes estarían presentes allí, etc.

En esta escena, se puede ver lo dificultoso que resulta la planificación de un proyecto, aunque en un principio pueda parecer algo trivial.

Es él o nosotros

Jesse dice muy nervioso: –“Es él o nosotros!, es él o nosotros!”.

Sería pertinente, en este caso, la pregunta, ¿es él o nosotros? Jesse da por sentado que ellos deben terminar con la vida de Tuco, para poder seguir ellos con vida. Pero, ¿es en realidad la única opción?, ¿Tuco puede seguir con vida y ellos también? En definitiva el objetivo no es matar a Tuco, sino permanecer ellos vivos y continuar con su “negocio”. Creo que Walter y Jesse deberían haber explorado otras alternativas con más cuidado. De esa forma se habrían evitado muchos problemas posteriores, aunque claramente la serie no hubiera sido tan entretenida.

Una de las cuestiones más importantes y quizás más complejas de un proyecto es definir cuál será su alcance. Debemos responder a las preguntas ¿Qué es lo que queremos obtener? y ¿hasta qué punto?

Esta definición inicial es la que disparara el resto de la necesidades de recursos, calidad y tiempo que demandará el proyecto. En este punto es fundamental un consenso serio y de todas las partes interesadas, donde la persona mas convencida debe ser el sponsor, que en definitiva será quien disponga de los recursos necesarios, y a su vez, aprobará o no el o los entregables finales.

Es importante que la definición del alcance quede por escrito y que además de contener lo que se quiere obtener, también deje en claro lo que excluye.

Conjeturas

–“Estamos muertos!” exclama Jesse ante la mirada nerviosa de Walter que responde, –“Esas son conjeturas. Y las conjeturas no ayudan en nada”

Bueno Walter, por supuesto que las conjeturas ayudan y son muy importantes. De hecho, las conjeturas de Jesse son las que los llevaron a salvar sus vidas.

Cada vez que nos embarcamos en un proyecto, no tenemos toda la información requerida para poder hacer una planificación exhaustiva. Por ese motivo, nos tenemos que basar en ciertos supuestos. Siempre corremos el riesgo de contar con supuestos demasiado optimistas (“¡todas las personas están dispuestas a comprar este producto!”) o demasiado pesimistas (“Nunca nos aprobaran ese presupuesto”). Los primeros pueden llevar a una ejecución desastrosa y los segundos a la inacción.

En cualquier caso, lo que tenemos que recordar es que los supuestos que definamos serán información útil  para planificar y ejecutar el proyecto, que sustituirá la que no tendremos disponible y debamos suponer.

Cuando definamos los primeros riesgos, los sospechosos de siempre son los supuestos que no se cumplan. ¿Qué consecuencias tendría para el proyecto que no se cumpla un supuesto? ¿Tenemos un plan B? ¿En qué momento de la ejecución se puede dar?

¿Hay alguien más?

Cuando Jesse detalla la forma en que piensa “liquidar” a Tuco, Walter pregunta, –“Ahora bien, ¿hay alguien más?, Tuco generalmente va con alguien más ¿verdad?”.

Walter comenzó a pensar en quienes se verían afectados por esa acción, cuáles serían sus reacciones y cómo los “gestionarían”.

En un proyecto es importante analizar quiénes serán los afectados, de forma positiva o negativa por el éste. Qué influencia tienen ellos sobre las acciones o sobre el proyecto en general y, en base a eso, generar una estrategia de gestión de estas personas (o grupos de personas) que serán afectadas por el proyecto.

¿Cómo lo harías? Paso a paso

Walter dudando de la propuesta de Jesse de matar a Tuco pregunta: –“OK, ¿Cómo lo harías?Jesse no entiende del todo a dónde quiere llegar Walter y pregunta: –“¿Qué quiere decir que cómo lo haría?”. Walter se explica mejor: –“Detalladamente, ¿Cómo lo harías?, paso a paso”

En este punto es importante recalcar que, la planificación !no es un cronograma! Por favor escribirlo 100 veces (o más de ser necesario). Hay una tendencia bastante generalizada a confundir estos dos términos. En todo caso el cronograma se puede considerar como el producto final de una planificación.

En un cronograma tenemos, por lo menos, las acciones que se deben desarrollar ordenadas cronológicamente. Pero para poder hacer, antes debemos conocer en detalle el resto de los aspectos del proyecto. Además de las acciones, en un buen cronograma es usual encontrar la interrelación  entre las mismas, los responsables y su equipo de ejecución, el tiempo requerido y los recursos necesarios.

¿Cuántas balas le caben a esa pistola?

Jesse muestra la forma en que le dispararía a Tuco. –“Cuando agache la cabeza, para probar el producto … ¡pah  pah pah!”

Walter repite: –“Pah pah pah. Así que tres disparos”.

Jesse:  –“Si, tres disparos, o no sé, … puede que dos”

Walter pregunta: –“¿Dos o tres?” … ” ¿Cuántas balas le caben a esa pistola?”

Walter quiere conocer los recursos necesarios para llevar adelante la acción, en este caso la cantidad de balas.

En algunos casos serán horas de trabajo de personas. ¿Estarán disponibles esas personas para realizar la tarea en el momento definido en el cronograma? En otros casos será necesario alquilar equipamiento, comprar insumos, pedir prestada maquinaria, etc.

Todo esto debe estar incluido en el cronograma. Se tiene que tener presente cierta información como: el tiempo que implica el proceso de compras en mi empresa, la disponibilidad de insumos en plaza o importados, la disponibilidad de la maquinaria que sería prestada en el momento requerido, entre otras, según la particularidad de cada proyecto.

… ni siquiera puedes abrir el arma.

Jesse intenta abrir el arma para saber cuántas balas caben en ella. – “No sé … No puedo …” y mira avergonzado a Walter, que le dice: –“¿Cómo puedes sugerir que matemos a un hombre, cuando ni siquiera puedes abrir el arma?”

Cuando consideramos las personas que van a ejecutar las tareas definidas en el cronograma, más allá de su disponibilidad en el periodo de tiempo establecido, debemos asegurarnos que tengan los conocimientos y competencias requeridas. Los conocimientos son técnicos o específicos adquiridos por la experiencia, mientras que las competencias son cualidades requeridas de personalidad. En este punto cabe preguntarnos si tenemos a las personas adecuadas o se deberán capacitar o contratar otras.

A los proyectos los llevan adelante personas y su éxito o fracaso es responsabilidad de cada miembro del equipo ejecutor.

Seguramente no seleccionaríamos a Jesse para que planifique un proyecto … o que dispare un arma.

No es tan fácil

Si bien el orden planteado es el lógico, este es un proceso iterativo. Muchas veces los cambios durante el desarrollo obligan a revisar el resto de la planificación. Esto implica que la planificación debe pensarse  para que sea adaptable a los cambios impuestos por el contexto, sobre los cuales no tenemos control. En Breaking Bad, Walter White y Jesse Pinkman aprenderán esto por el camino difícil.

A esta altura parecería redundante enfatizar en la importancia de la planificación en etapas tempranas, pero, infelizmente, no siempre se otorga el tiempo y la energía necesarios en los proyectos que las empresas llevan adelante, algo que no parece demasiado inteligente dado que hasta ese momento el gasto de recursos será mínimo.

Si se empieza por la ejecución, sin haber invertido tiempo en la planificación, se corre el riesgo de perder todos los recursos invertidos en la mitad del proyecto. El costo es mucho mayor.

Como le hace notar Walter White a Jesse al final de la escena: “No es tan fácil, ¿verdad?”

 

Gustavo Ortiz

Partner de Guitart & Partners

gustavo@guitartpartners.com

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